Çalışanların İşe Gelmemelerini Azaltmak İçin Önemli İpuçları

Çalışanların İşe Gelmemelerini Azaltmak İçin Tüyolar

İş yerlerinde verimliliği artırmak ve iş sürekliliğini sağlamak, birçok işletmenin öncelikli hedeflerinden biridir. Çalışanların işe gelmeme oranları, hem üretkenliği olumsuz etkileyebilir hem de takım dinamiğini bozabilir. Bu nedenle, çalışanların işe devamsızlıklarını azaltmak, işletmeler için kritik bir öneme sahiptir. İşte bu yazımızda, çalışanların işe gelmemelerini etkili bir şekilde azaltmak için uygulayabileceğiniz beş önemli ipucunu paylaşacağız. Aynı zamanda dikkatini çekerse “Başarılı Şekilde Çalışma Süreleri Yönetme Rehberi” adlı yazımızı da okuyabilirsiniz.

Personelin vardiyaları hakkında tam olarak bilgilendirildiğinden emin olun

Çalışanların işe gelmemelerinin nedenlerinden biri, planlanan vardiyalarının farkında olmamalarıdır. Bu, yanlış iletişimden veya basitçe unutmuş olmalarından kaynaklanabilir. Çalışanlarınıza şüphe duyma ayrıcalığını tanımanız önemlidir – tek seferlik aramama, işe gelmeme durumları büyük bir endişe kaynağı değildir. Ancak, iyi bir mazeret olmadan sürekli işe gelmemek, işten vazgeçmenin bir uyarı işaretidir .

Ancak yine de tüm personelin vardiyalarının farkında olduğundan emin olmak önemlidir. Bu, çalışanların her zaman hangi vardiyalarda çalıştıklarını bildikleri net bir programa sahip olarak yapılabilir.

İşverenlerin ayrıca şunları yapması gerekir:

Vardiyaları çalışanlara açıkça iletin. Çalışanların vardiyalarını kolayca görebileceği bir çalışan programı olması karışıklığı ortadan kaldırır.
Personele yaklaşan vardiyaları önceden hatırlatın. Bunu, personele e-posta göndererek veya işgücü yönetim yazılımınız varsa, bir planlama uygulamasında anlık bildirimleri etkinleştirerek yapabilirsiniz.

Personelin vardiyalarını yönetimle birlikte kabul etmesini sağlayın

“Yönetici bugün izin alabileceğimi söyledi” veya “Bugün çalışmam gerektiğini bilmiyordum” gibi duyulabilecek devamsız çalışanların tipik “o dedi/o dedi” mazeretlerinden kaçınmak için, personelin vardiyalarını yönetimle kabul etmesini ve böylece karışıklık olmamasını sağlayın. Hem personel hem de yönetim kimin çalışması gerektiğini bilecektir.

İşverenler şunları yapmalıdır:

• Vardiyaların çalışanlar tarafından zamanında ve mümkün olan en kısa sürede onaylandığından emin olun ve aynı zamanda tahmini planlama yasalarına uyun.
• Kabul edilen vardiyaların hem çalışanlar hem de diğer yönetim personeli tarafından görülebilecek bir yerde kaydedildiğinden emin olun. Bu, personel mola odasında fiziksel olarak basılı bir vardiya kopyası olabilir veya daha doğrudan bir yaklaşım için bir çalışan uygulaması olabilir .
• Herhangi bir açık vardiyanın (çalışanlar vardiyaları kabul etmediğinde) programda açıkça görülebildiğinden emin olun. Ekstra vardiya arayan çalışanlar, bazılarını talep edebilmelidir.

Herhangi bir çalışan programlama sorununu ele alın

Hiçbir çağrıya, işe gelmeyen bir çalışanınız varsa, bu bir planlama sorununu ortaya çıkarabilir. İşverenler, planlama sorunlarını çözmek için çalışanlarla birlikte çalışmalıdır.

• Programınız tüm çalışanlar için uygun mu? En yüksek çağrı yok, işe gelmeyen çalışanlarla oturup, bu çağrı yok, işe gelmeyen çalışanlara yol açan herhangi bir programlama zorluğu olup olmadığını sormayı düşünün.
• Herhangi bir planlama sorununu çözmek için çalışanlarla birlikte çalışın. Bazı çalışanların çok uzakta yaşıyor olması veya çocuk bakımı gibi diğer düzenlemelerle ilgili zorlukları olması mümkündür. Mümkünse, bu çalışanın programında, çağrılmayan, gelmeyenleri azaltacak değişiklikler yapın.
• Çalışanların katılımıyla ilgili veri toplayan akıllı ve otomatik planlama sistemlerini kullanmayı düşünün. Örneğin, yapay zeka destekli planlama, çalışanların en sık vardiyaları ne zaman kaçırdığını tespit edebilir ve gelecekteki planlamaları buna göre ayarlayabilir.

Vardiya değişimleriyle çalışanların planlama sorunlarını çözün

Çalışan planlama sorunlarıyla başa çıkmanın bir yolu, mobil işgücü yönetim uygulaması aracılığıyla vardiya değişimlerine izin vermektir . Bu, çalışanların planlanmış vardiyalarını yönetim onayıyla değiştirdiği yerdir. Bir yedek bulma sorumluluğunun doğrudan bir yöneticiye düşmesi yerine, vardiya değiştirme yazılımı tüm süreci basitleştirir ve otomatik olarak en uygun çalışanları yedek olarak seçer; bir yöneticinin yapması gereken tek şey değişimi onaylamaktır. Yöneticiler ayrıca, kalifiye çalışanların mevcut vardiyalar hakkında bildirim alabileceği merkezi bir konumda açık vardiyaları yayınlayabilir.

Çalışanlara bu şekilde esnek vardiya seçenekleri sunmak, işe gelmeyenlerin ve işe gelmeyenlerin sayısını azaltır.

Nöbetçi listesi oluşturun

Nöbet listeleri, vardiya değişimi için zaman olmadığında son dakika kendiliğinden devamsızlıkları için son çare olarak kullanılmalıdır . Nöbet listesinin iyi planlandığından ve yönetim tarafından daha fazla karışıklığın önlenmesi için işlendiğinden emin olun.

Her haftanın başında (veya vardiya planlaması yaptığınızda), çalışanlarınıza her gün için isteğe bağlı çağrı listesinde yer alıp alamayacaklarını sorun .

Çalışanların nöbet listesinin ne olduğunu ve nasıl çalıştığını bilmelerini sağlayın. Personeli nöbet listesinde olmaya teşvik etmenin yollarını düşünün. Nöbet vardiyalarında çalışan çalışanlara saat başına birkaç dolar fazladan teklif edebilirsiniz.

Nöbet listesi için net bir prosedür taslağı hazırlayın. Şuna benzeyebilir:

• Bir buçuk saat geçmesine rağmen çalışması planlanan bir çalışan gelmediyse ve telefonla yokluğunu bildirmediyse, bu bir aramama, işe gelmeme durumudur.
• Yönetim, nöbetçi listesindeki diğer ekip üyelerini arayıp vardiyayı üstlenmeye müsait olup olmadıklarını soracaktır. Nöbetçi üyelere yeterli önceden bildirimde bulunmak önemlidir. Örneğin, çalışanları sabah 10:00’da arayıp sabah 10:30’da gelmelerini sağlamak makul değildir.
• Eğer başka bir personel müsaitse gelip vardiyayı devralacaktır.

Katılım ve devamsızlık politikanızı değerlendirin

Çok sayıda çağrı yapılmaması, işe gelmeme, çalışan katılım politikanızda sorun olduğunu gösterebilir . ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu’na göre, hizmet sektöründeki bir hizmet çalışanının ortalama devamsızlık oranı %4,2’dir.

Eğer çalışanlarınızın devamsızlık oranı bundan daha yüksekse, çalışanlarınızın devamsızlık ve katılım politikasına aşina olmaması muhtemeldir

Dikkat edilmesi gereken birkaç husus var:

• Çalışanların hangi devamsızlıklara (PTO veya hastalık izni) hak kazandığını açıkça belirttiniz mi? Çalışanların PTO veya hastalık iznini kullanmaları gerektiğinde işe gelmemeleri veya işe gelmemeleri mümkündür.
• Ayrıca, personelin bakması gereken aile üyeleri olabilir ve bu geçmişte çok sayıda işe gelmeme, gelmeme durumuna neden olmuştur. Durum buysa, çalışan Aile ve Tıbbi İzin Yasası (FMLA) kapsamında izin almaya hak kazanabilir ve çalışanın yönetimi bilgilendirmesi gerekir. Çalışanın FLMA izni için başvurmaması ve ailevi koşullara rağmen işe gelmemesi durumunda bunun yine de işe gelmeme, gelmeme durumu olduğunu unutmamak önemlidir .
• Çalışanlarınız izin talebinde bulunmayı biliyor mu? Bazen çalışanlar PTO’larının farkında olmayabilir ve gelmeyebilir ve aramayabilir.
• Çalışanlarınız devamsızlıkları nasıl bildireceklerini biliyor mu? Şirket politikalarıyla ilgili bilgiler çalışan el kitabında mı?

Devamsızlıklar olağan dışı durumlardan (tıbbi acil durumlar, trafik kazaları, vb.) da kaynaklanabilir ve katılım politikanızın beklenmedik ara sıra meydana gelen devamsızlıkları da hesaba katması önemlidir.

Adil bir çağrı yapmama, gelmeme politikası oluşturun

Disiplin eylemleri veya yazılı uyarılar gibi sonuçları olan resmi bir gelmeme politikası oluşturmak, çağrı yapmama, gelmeme durumlarını azaltacaktır. Çalışanlar eylemlerinin sonuçları olduğunu anladıklarında, davranışlarını yeniden gözden geçirmelerini sağlayabilir.

Ancak, gelmeme politikasının adil olması önemlidir; çağrı yapılmaması, gelmeme konusunda sıfır tolerans politikası (bir grev ve dışarıdasınız yaklaşımı) etkisizdir. Tek bir hata yüzünden yüksek kaliteli çalışanları riske atabilirsiniz ve günümüz iş piyasasında kaliteli çalışanları çekmek zaten zordur .

Bunun yerine şu yaklaşımı deneyin:

• Bir çalışan üç gün üst üste işe gelmemiştir. İlk iki gün, çalışan şirket politikasına göre devamsızlığı bildirmiştir ancak üçüncü gün işe gelmemiştir. Bu çalışana sözlü uyarı verilmelidir. Ancak, işe gelmeme, işe gelmeme durumu devam ederse, çalışana devamsızlık tarihleri ​​ve diğer sonuçlar da dahil olmak üzere bir yazı yazılabilir.
• Ayrı bir durumda, aynı çalışan üç aylık bir süre boyunca tekrar tekrar çağrı almama, işe gelmeme durumlarıyla karşı karşıya kalmıştır. Bu çalışana katılımını düzeltme şansı veren resmi bir disiplin incelemesi yapılmalıdır. Çalışan katılımını kararlaştırılan zaman dilimi içinde düzeltmezse, bir sonraki adım işine son vermek olabilir.

Şirketler, işe gelmeme ve aramama politikalarının ve sonuçlarının iş ve istihdam yasalarıyla uyumlu olmasını sağlamalıdır